Espaces de connaissance

Rassemblez dans un espace de connaissance les documents fiables d’un même domaine — vos assistants y puisent leurs réponses et citent leurs sources. C’est ici que se joue la qualité de chaque réponse : un assistant ne sait que ce que ses espaces de connaissance contiennent.

Un espace de connaissance n’est pas un dossier : c’est une cloison. Chaque espace de connaissance est isolé par construction, et un assistant ne le lit que si vous le lui avez accordé dans sa facette Connaissance autorisée — un assistant naît sans aucun accès. Il n’existe pas de réglage à mal poser : pas d’accès accordé, pas de lecture possible. C’est ce qui permet de faire cohabiter dans le même espace de travail un contenu public et un contenu interne sans qu’ils se croisent jamais.

Un espace de connaissance s’alimente de trois façons, cumulables :

Déposez des fichiers — vos documents de référence stables.
Importez un site web — ce que vous publiez déjà.
Rédigez des fiches questions-réponses — les réponses qui n’existent nulle part ailleurs.

Créer un espace de connaissance

Sur l’accueil de votre espace de travail, cliquez sur Créer un espace de connaissance.
Dans le dialogue Nouvel espace de connaissance, donnez un Nom clair, celui du domaine couvert — par exemple « Garanties santé » pour une mutuelle. Vous ajouterez les sources juste après.
Cliquez sur Créer.

L’espace de connaissance est créé et vous arrivez directement sur sa page Fichiers, prête à recevoir vos premiers documents. Le menu latéral de l’espace de connaissance regroupe ses sources — Fichiers, Site web, Questions / réponses — et ses Réglages.

Si votre offre ne permet plus d’espace de connaissance supplémentaire, la création est refusée avant toute écriture. Le nombre d’espaces de connaissance inclus dépend de votre offre — voyez la page Offres.

Ajouter des fichiers

Les fichiers portent votre contenu de référence stable : conditions générales, guides de garanties, procédures — ce qui change rarement et fait autorité. Formats acceptés : PDF, Word et texte.

Dans le menu de l’espace de connaissance, ouvrez Fichiers.
Cliquez sur Importer des fichiers ou déposez vos documents dans la zone de dépôt.

Chaque fichier apparaît dans la table Fichiers importés au statut En attente, passe En cours pendant l’indexation, puis Prêt : à partir de là, l’assistant peut répondre depuis son contenu et le citer. Pendant ce temps, la bande Indexation en cours compte les fichiers indexés — vous pouvez quitter la page, le travail continue.

Deux échecs possibles, deux gestes différents :

Si l’envoi échoue (Échec de l’envoi.), cliquez sur Réessayer dans la zone d’envoi — le fichier repart de votre machine.
Si l’indexation échoue après l’envoi, la ligne passe au statut Erreur. Ouvrez son menu et choisissez Réessayer l’indexation : le fichier est déjà stocké, rien n’est à re-téléverser. Si cette option répond que la source ne peut pas être réessayée, c’est que le fichier n’est jamais arrivé — supprimez la ligne et déposez-le à nouveau.

Le rail de droite montre la Taille totale de l’espace de connaissance face à ce que votre offre inclut, et la liste des Assistants qui lisent ici — si elle indique qu’aucun assistant n’a encore accès à cet espace de connaissance, vos documents ne servent encore à personne : accordez l’accès depuis la facette Connaissance autorisée de l’assistant.

Un même document rattaché à plusieurs espaces de connaissance compte dans le stockage de chacun : c’est le prix de l’isolation — chaque espace de connaissance possède sa propre copie, qu’aucun autre ne peut lire. Les limites de stockage sont celles de votre offre.

Pour supprimer un fichier, ouvrez le menu de sa ligne puis Supprimer. La source disparaît et son contenu est retiré des assistants immédiatement. Cette action est irréversible — vous pourrez réimporter le fichier. Les conversations passées gardent leur trace : une citation déjà donnée n’est jamais effacée par la suppression de sa source.

Importer un site web

Importer un site branche l’assistant sur ce que vous publiez déjà — votre site, votre centre d’aide — sans rien réécrire. Chaque réponse peut alors renvoyer vers la page publique d’origine.

Dans le menu de l’espace de connaissance, ouvrez Site web.
Dans le panneau Importer un site, choisissez Comment lire le site :
- Le plan de mon site importe uniquement les pages que votre site déclare dans son plan. Ce qu’il n’y a pas mis reste dehors — si des pages manquent à l’arrivée, c’est une décision de votre site, pas un échec.
- Découvrir tout le site cherche au-delà du plan, puis vous choisissez les pages à importer — rien n’est indexé avant votre sélection.
- Une page précise importe cette seule adresse.
Renseignez l’Adresse du site — la page de départ. L’import suit les liens du même site : commencez par une section précise, comme /aide, plutôt que par la page d’accueil.
Facultatif : dépliez Limiter à certaines sections et donnez un début d’adresse par ligne. C’est le seul réglage qui agit avant le téléchargement : cibler /aide sur un site de 3 000 pages, c’est un import de 40 pages. N’importer que ces sections restreint, Ignorer ces sections exclut — dans un motif, * s’arrête à un segment et ** les traverse.
Cochez Je suis autorisé à importer ce site. — vous répondez du droit d’importer ce contenu.
Cliquez sur Importer.

L’import démarre et les pages arrivent au fur et à mesure : la bande Import en cours compte les pages prêtes, et la ligne apparaît dans la table Sites importés avec son nombre de pages et sa date d’import. Les pages importées comptent dans le stockage de l’espace de connaissance, comme les fichiers, et dans le quota mensuel de pages de votre offre.

Choisir les pages avant de payer

Avec Découvrir tout le site, la source prend le statut À valider : Bravo a listé les pages trouvées et attend votre choix. Tant que la sélection n’est pas faite, l’assistant ne peut rien citer de ce site — et rien n’est facturé.

Sur la ligne du site, cliquez sur Voir les pages. Le panneau Sections du site montre l’arborescence par chemins — cocher une branche décide pour tout ce qu’elle contient.
Cochez les pages que l’assistant a le droit de lire. Les autres restent listées, vous pourrez les ajouter plus tard.
Le récapitulatif Ce que vous allez changer sépare deux natures de pages, et la distinction est celle du coût : les pages déjà stockées deviennent lisibles sans nouveau téléchargement, et seules les pages encore à importer depuis le site sont facturées.
Cliquez sur Appliquer. La sélection est enregistrée et l’indexation démarre.

Décocher une page n’est pas une suppression : rien n’est supprimé, les pages non retenues restent listées et s’ajoutent plus tard. Celles déjà importées se rajoutent sans nouveau téléchargement.

Si des pages manquent à la liste — fréquent quand le site construit ses liens en JavaScript, invisibles à la découverte — la section Il manque des pages ? propose Chercher plus loin : Bravo ouvre alors chaque lien du site pour trouver ce qui manque.

Sur un grand site, ce parcours prend plusieurs minutes. La ligne du site dit « N pages rapportées sur M découvertes » — le second chiffre bouge tant que le site est exploré — et vous pouvez quitter l’écran : les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail reçoivent un e-mail quand les pages sont prêtes à choisir. Un parcours qui ne rapporte plus aucune page pendant cinq minutes s’arrête de lui-même, et ce qui a été trouvé reste à choisir.

Mettre à jour un site importé

Un import de site est daté : il photographie le site tel qu’il est le jour de l’import. Quand votre site change — une page réécrite, une nouvelle gamme, une garantie retirée — mettez-le à jour : Bravo relit vos pages et remplace chacune par sa version actuelle, sans interrompre l’assistant. Une page garde son texte d’hier jusqu’à ce que celui d’aujourd’hui soit prêt.

Quand une source web a plus de 90 jours, sa ligne le signale : « Importé il y a plus de 3 mois — le site a peut-être changé depuis. Mettre à jour le site relit ses pages. » C’est une information d’âge, rien d’autre : elle ne déclenche rien.

Sur la ligne du site, ouvrez le menu et choisissez Mettre à jour le site.
Dans le dialogue Mettre à jour ce site ?, choisissez le Périmètre de la mise à jour : Tout le site, ou Seulement certaines sections du site — un début d’adresse par ligne, par exemple /garanties pour ne relire que cette section.
Lisez le nombre de pages à relire et la ligne « il vous reste N pages ce mois-ci » : chaque page lue compte dans votre quota de pages du mois, qu’elle ait changé ou non. Si le quota ne couvre pas la mise à jour, le dialogue le dit et le bouton reste inactif — limitez-la à certaines sections, ou attendez le renouvellement.
Cliquez sur Mettre à jour.

La mise à jour tourne en arrière-plan et l’assistant continue de répondre. À la fin, la ligne du site résume ce qui s’est passé : « N mises à jour · A ajoutées · R retirées ». Une page mise à jour est une page relue, qu’elle ait changé ou non. Une page ajoutée est une page que le site a publiée depuis l’import. Une page retirée est une page que le site ne sert plus — elle répond « introuvable » — et elle disparaît des réponses. Si plus de 30 % des pages sont introuvables d’un coup, Bravo n’en retire aucune et l’écrit sur la ligne : une refonte ou un changement d’adresse se regarde avant de s’exécuter.

Les pages que le site a publiées depuis l’import sont ajoutées tant que votre quota le permet ; au-delà, elles vous attendent dans la liste des pages — voir Les nouvelles pages en attente.

Programmer la mise à jour automatique

Pour garder le site à jour sans y penser, programmez une fréquence — parmi celles que votre offre inclut.

Sur la ligne du site, ouvrez le menu et choisissez Programmer la mise à jour automatique. Le tiroir Mise à jour automatique s’ouvre sur la page des sites.
Sous À quelle fréquence ?, choisissez Chaque mois, Chaque semaine ou Chaque jour — ou Jamais, je la lance moi-même pour arrêter. Les fréquences que votre offre n’inclut pas restent visibles, grisées, avec l’offre qui les inclut — voyez la page Offres.
Sous Quelles pages mettre à jour ?, gardez Toutes les pages importées, ou choisissez Seulement certaines sections du site et listez les Sections à inclure, un début d’adresse par ligne. Seules ces pages sont relues, et les nouvelles pages ne sont cherchées que là.
Sous Quand le site publie de nouvelles pages, choisissez Les ajouter automatiquement — elles rejoignent les réponses tant que votre quota le permet — ou Me demander avant de les ajouter — elles vous attendent dans la liste des pages, sans rien coûter. Le réglage conseillé s’affiche sous le choix : il suit la façon dont vous aviez importé le site.
Lisez la projection : « Chaque mise à jour lit au moins N pages » puis « À ce rythme, au moins N pages par mois ; votre offre en inclut M ». Si le quota ne couvre pas le mois, le tiroir vous le dit : choisissez une fréquence plus lente, ou limitez les sections.
Cliquez sur Enregistrer.

La ligne du site l’indique ensuite : « Automatique · chaque semaine · prochaine le 13 sept. ». Une mise à jour automatique n’a lieu que si votre quota de pages du mois le permet ; sinon elle attend le renouvellement, et la ligne du site vous le dit : « La dernière mise à jour automatique n’a pas eu lieu : votre quota de pages du mois était épuisé. » Même chose si vous passez à une offre qui n’inclut plus cette fréquence — choisissez alors une fréquence incluse pour reprendre.

Les nouvelles pages en attente

Quand une mise à jour trouve des pages que le site a publiées depuis l’import sans les ajouter — parce que vous avez choisi Me demander avant de les ajouter, ou parce que le quota du mois était épuisé — elles vous attendent, sans rien coûter. La ligne du site l’annonce : « N nouvelles pages vous attendent ».

Sur la ligne du site, cliquez sur Voir les pages, puis filtrez sur Nouvelles. Chaque page porte la date où elle a été trouvée.
Cochez celles que l’assistant doit connaître — Tout sélectionner les coche toutes — et lisez la ligne de quota, « sur les N pages restantes ce mois-ci ».
Cliquez sur Ajouter les N pages sélectionnées. Elles sont lues et indexées ; les autres restent en attente.

Le quota de pages, en une règle

Chaque page que Bravo lit sur votre site compte dans le quota mensuel de pages de votre offre — à l’import, à la mise à jour, à l’ajout de nouvelles pages, à Chercher plus loin. La page Utilisation de l’espace de travail le montre sous Pages lues. Trois conséquences, toujours les mêmes :

Un geste qui lit des pages est refusé quand le quota ne les couvre pas — avant de commencer, avec le reste affiché : « Votre quota de pages du mois ne couvre pas ces pages. Choisissez-en moins, ou attendez le renouvellement de votre quota. »
Une mise à jour automatique attend le renouvellement au lieu de vider le quota sans vous le dire, et la ligne du site l’indique.
Une seule lecture de pages tourne à la fois dans votre espace de travail — import, mise à jour ou sélection. Un second geste pendant une lecture répond : « Une lecture de pages est déjà en cours sur cette source ou dans votre espace de travail. Réessayez quand elle sera terminée. »

Les pages ne coupent jamais les réponses de l’assistant : un quota de pages épuisé arrête les lectures, pas les conversations.

Rédiger une fiche question-réponse

Certaines réponses n’existent nulle part — ni sur le site, ni dans un document : ce que le service client sait et répète. Une fiche question-réponse les rend officielles : rédigez la réponse une fois, chaque fiche alimente l’assistant comme n’importe quelle source, et c’est votre texte qu’il cite, mot pour mot.

Dans le menu de l’espace de connaissance, ouvrez Questions / réponses — la page s’intitule Questions & réponses.
Dans le panneau Nouvelle fiche, formulez la Question telle qu’un visiteur la poserait — « Comment résilier mon contrat ? » plutôt qu’un titre de procédure interne : la fiche est retrouvée parce que la question du visiteur ressemble à la vôtre.
Rédigez la Réponse — c’est ce texte que l’assistant utilise pour répondre, et qu’il cite comme source.
Cliquez sur Ajouter la fiche. Elle est lue par l’assistant dans quelques instants.

Modifier une fiche remplace l’ancienne version : dès l’enregistrement, la nouvelle rédaction est la seule que l’assistant lit et cite. Supprimer une fiche retire son contenu des assistants immédiatement — l’action est irréversible, vous pourrez la réécrire.

Nommer un propriétaire et dater la validation

Qui répond de ce contenu, et depuis quand — c’est ce qu’un auditeur demande en premier, et ce qu’un responsable conformité voudra montrer. Chaque source, quel que soit son type, porte ces deux réponses.

Ouvrez le menu de la ligne, puis Propriétaire et validation….
Nommez le Propriétaire : une personne ou un rôle — par exemple « Service client » — même hors de Bravo. Laisser le champ vide retire le propriétaire.
Quand quelqu’un vient de relire le contenu, cochez Marquer comme validée aujourd’hui, puis cliquez sur Enregistrer.

La date de validation se pose par ce geste, jamais à la main : une date tapée librement serait une affirmation que personne ne peut vérifier. Cocher la case atteste qu’une relecture vient d’avoir lieu — c’est ce qui rend la date auditable.

Créer un second espace de connaissance

Créez un second espace de connaissance quand une frontière de confidentialité l’exige, ou quand deux domaines n’ont rien en commun. Le cas typique d’une compagnie d’assurance : un espace de connaissance public (offres, garanties) lu par l’assistant du site, un espace de connaissance interne (procédures de gestion) réservé à l’assistant des collaborateurs, un espace de connaissance RH que seul l’assistant RH lit. La cloison est structurelle : l’assistant public ne peut pas lire les procédures RH, parce qu’aucun accès ne les relie — il n’y a pas de réglage à vérifier, voyez Connaissance autorisée.

Ne créez jamais un espace de connaissance pour séparer des langues, des formats ou du volume : un même espace de connaissance les mélange sans difficulté, et le découper multiplierait le stockage compté sans rien protéger.

Supprimer un espace de connaissance

La suppression vit dans les Réglages de l’espace de connaissance, zone de danger. Elle retire définitivement ses sources, ses documents indexés et son index de recherche — les assistants qui y sont liés cessent immédiatement d’y puiser leurs réponses. Le dialogue nomme les assistants qui perdront cet accès et demande de saisir le nom exact de l’espace de connaissance pour confirmer. Cette action est réservée aux administrateurs et propriétaires de l’espace de travail.

Ensuite

Accordez l’accès à un assistant — la facette Connaissance autorisée décide quels espaces de connaissance chaque assistant lit.
Repérez les questions restées sans réponse — la page Qualité transforme chaque refus en fiche à rédiger.
Déployez l’assistant sur votre site — la connaissance prête, le widget la met devant vos visiteurs.