Assistants

Créez un assistant pour mettre la connaissance de votre espace de travail au service d’un public — les visiteurs de votre site, vos adhérents sur WhatsApp. Un assistant est une façon contrôlée d’utiliser cette connaissance : il ne possède aucun document, il reçoit l’autorisation de lire certains espaces de connaissance et répond uniquement depuis eux. Le contenu reste partagé, sans duplication.

Pour mettre un assistant en service :

1. Créez-le avec au moins un espace de connaissance.
2. Testez-le dans le Playground.
3. Réglez son identité, ses messages et son comportement dans Paramètres.
4. Ajustez ses accès dans Connaissance autorisée et son apparence.
5. Déployez-le sur un canal.

Créer un assistant

Trois champs suffisent pour arriver au test : un nom, un public, la connaissance autorisée.

1. Dans Assistants, cliquez sur Créer un assistant.
2. Donnez-lui un Nom, par exemple « Support client ».
3. Décrivez le Public desservi en une phrase, par exemple « Adhérents de la mutuelle sur le site public ». Ce champ n’interdit rien : il informe la consigne de l’assistant, qui adapte son ton et son angle de réponse. Vous le retrouvez plus tard dans Paramètres, section Général, sous le libellé Public servi.
4. Dans Connaissance autorisée, sélectionnez au moins un espace de connaissance. Si votre espace de travail n’en a encore aucun, créez-en un d’abord — le dialogue vous le dit : « Aucun espace de connaissance dans cet espace de travail — créez-en un d’abord. »
5. Cliquez sur Créer et tester. Le Playground s’ouvre directement : vous pouvez poser votre première question.

Dans la liste Assistants, la carte du nouvel assistant porte le badge Prêt dès qu’au moins un espace de connaissance lui est accordé — À compléter sinon. Si la création a réussi mais que l’octroi des accès a échoué, l’assistant existe sans aucune connaissance : accordez-les depuis sa facette Connaissance autorisée.

Tester dans le Playground

Le Playground sert à essayer la configuration enregistrée dans la fenêtre exacte que verront vos visiteurs — même fenêtre, même habillage — avant tout déploiement. Son lede l’annonce : « Testez la configuration enregistrée dans un environnement isolé avant tout déploiement. »

1. Écrivez une question dans le composeur Écrivez votre message…, puis envoyez avec Tester la question.
2. La réponse arrive en direct, avec un verdict : Sources concordantes quand la réponse est fondée sur vos documents, Source insuffisante quand l’assistant refuse.
3. Notez la réponse avec les pouces 👍/👎. Ces notes sont enregistrées et alimentent les compteurs Jugées utiles et Jugées inutiles de la page Qualité.
4. Pour repartir d’une conversation vide, cliquez sur Nouveau test. Les échanges déjà produits restent dans l’historique et dans la consommation — le bouton n’efface rien côté serveur.

Un refus n’est pas une panne : c’est la promesse tenue de ne jamais répondre sans source. Le remède n’est pas un réglage, c’est du contenu — ajoutez la connaissance qui manque. La page Qualité regroupe les questions refusées pour vous dire exactement ce qui manque.

Lire les preuves du test

Le rail Preuves du test répond à « à quoi ça ressemblera en production » :

• Résultat — la latence et le premier mot traduits en appréciations lisibles (« rapide », « lent pour un visiteur »), et Crédits du mois avec la consommation du moment, mise à jour à chaque envoi.
• Ce que verra le visiteur — un interrupteur Afficher les sources au visiteur pour prévisualiser les deux rendus. C’est un réglage d’essai : l’écran précise « Réglages d’essai. Un rechargement reprend la configuration réelle ; pour les adopter, passez par Configuration. » Le réglage qui compte se fait dans Paramètres, section Comportement.
• Périmètre interrogé — les espaces de connaissance autorisés, avec pour chacun « A fourni des sources à cette réponse » ou « N’a rien fourni à cette réponse ». C’est le seul endroit du produit qui le dit pour chaque espace de connaissance, y compris ce que l’un d’eux n’a pas fourni — utile pour vérifier qu’un document est bien lu là où vous l’attendez.

Note

Les tests du Playground consomment les mêmes crédits que les vraies réponses : une réponse coûte la même chose où qu’elle soit produite. Le fonctionnement des crédits et du quota mensuel est décrit dans l’offre.

Régler l’assistant — la facette Paramètres

La facette Paramètres regroupe trois domaines sur son rail, chacun avec son propre bouton d’enregistrement : Général, Langues & messages, Comportement.

Général

Général porte l’identité de mission : le Nom de l’assistant et le Public servi. Modifier le public ne coupe aucun accès et ne bloque personne — ce champ oriente la façon de répondre, la sécurité des contenus est portée par la facette Connaissance autorisée.

Langues & messages

Langues & messages porte tout ce que vos visiteurs lisent dans la fenêtre de discussion : le Message d’accueil, le Message de refus, l’Invite de saisie, le Message au plafond mensuel et les Questions suggérées (six au maximum, proposées avant que le visiteur écrive). Les réponses de l’assistant, elles, suivent toujours la langue de la question — vous ne rédigez ici que les textes fixes de la bulle.

Chaque texte existe langue par langue, avec une cascade de repli qui ne laisse jamais un blanc :

• Un champ laissé vide dans la langue par défaut affiche la phrase du produit, montrée en grisé dans le champ. Elle suit automatiquement la langue du visiteur.
• Un champ laissé vide dans une langue ajoutée affiche la version de la langue par défaut, montrée en grisé également.

Pour ajouter une langue :

1. Dans la liste Langues, cliquez sur Ajouter une langue.
2. Cherchez et choisissez une ou plusieurs langues.
3. Laissez l’interrupteur Traduire automatiquement activé pour recevoir une première version traduite depuis votre langue par défaut.
4. Confirmez avec Ajouter la langue. La langue apparaît dans la liste avec le tag à relire, et un bandeau le rappelle : « Traduction automatique à relire : tant que vous n’avez pas enregistré, vos visiteurs voient la langue par défaut. »
5. Relisez chaque champ, corrigez ce qui doit l’être, puis cliquez sur Enregistrer les messages. L’enregistrement est la relecture : c’est le seul geste qui publie la langue. La langue rejoint alors les Langues activées sur la carte de l’assistant.

Note

Rien de non relu n’est jamais servi. Une traduction automatique reste un brouillon tant que vous ne l’avez pas enregistrée — vos visiteurs voient la langue par défaut pendant ce temps. La traduction automatique ne consomme ni crédits ni pages ; le nombre de langues par assistant, lui, dépend de votre offre.

Deux gestes de la liste Langues méritent attention. Définir comme langue par défaut est refusé tant que la traduction n’est pas relue — « Relisez d’abord cette traduction : elle deviendrait celle que voient tous les visiteurs. » Et Retirer cette langue supprime les messages rédigés dans cette langue : « Les messages rédigés dans cette langue seront supprimés. Les visiteurs verront la langue par défaut. »

Comportement

Comportement règle ce que l’assistant montre comme preuve, et ce qu’il fait quand le quota mensuel est atteint.

• Afficher les sources sous les réponses — activé, le visiteur peut déplier les sources d’une réponse : leur nom, et un lien quand il y en a un. Désactivez-le si ces noms ne doivent pas être visibles, par exemple des documents internes dont le titre en dit trop. Ce que la désactivation ne change pas : l’assistant continue de tracer chaque source et de refuser de répondre sans source — l’écran le dit, « Elles restent tracées et l’assistant refuse toujours de répondre sans source. » Vous retrouvez les sources de chaque réponse dans Conversations.
• Cacher la bulle au plafond — quand le quota mensuel de crédits est épuisé, l’assistant cesse de répondre jusqu’au renouvellement. Activé, cet interrupteur fait disparaître la bulle de conversation du site pendant la coupure : les visiteurs ne sollicitent plus un assistant qui ne peut pas répondre. Le texte que lit un visiteur à ce moment-là est le Message au plafond mensuel, rédigé dans Langues & messages. Le quota et son renouvellement sont décrits dans l’offre.

Accorder et révoquer des accès — Connaissance autorisée

Connaissance autorisée est l’écran où se décide ce que l’assistant a le droit de lire. Son lede pose la règle : « Cet assistant ne peut lire que les espaces de connaissance que vous lui accordez ici. Sans accès, un espace de connaissance lui est hors de portée : il ne peut ni s’en servir pour répondre, ni le citer. » Ce n’est pas un filtre à mal régler — un espace de connaissance non accordé est inatteignable, partout où l’assistant est déployé.

1. Dans le panneau Sans accès, cliquez sur Accorder pour chaque espace de connaissance à ouvrir. Dans Accès en vigueur, cliquez sur Révoquer pour en fermer un.
2. Vérifiez le récapitulatif Ce que vous allez changer — rien n’est appliqué avant l’enregistrement.
3. Cliquez sur Enregistrer. Le message « Accès mis à jour. » confirme, et le changement prend effet immédiatement sur tous les déploiements — une révocation coupe l’accès dès l’enregistrement, sur le widget comme sur WhatsApp.

Si vous retirez le dernier accès, un dialogue demande confirmation : « Sans aucun espace de connaissance, l’assistant ne pourra répondre à aucune question. Il refusera poliment, à chaque fois. » Rien n’est perdu pour autant — un clic sur Accorder restaure l’accès.

Si un collègue a modifié les accès pendant que l’écran était ouvert, rien n’est écrit et l’écran se recharge avec l’état réel : « L’accès a été modifié par quelqu’un d’autre — l’écran a été rechargé. Vérifiez vos choix avant d’enregistrer. »

Note

Accorder un accès est une décision de sécurité : elle passe par une capacité dédiée — que les propriétaires et administrateurs portent d’office, et qui peut être déléguée à un membre — et chaque changement est journalisé. La répartition des rôles et des capacités est décrite dans Équipe.

Habiller la fenêtre — Apparence

Apparence personnalise la fenêtre de discussion que verront les visiteurs de votre site — la peau, rien d’autre : les textes se rédigent dans Langues & messages.

• Couleur principale — utilisée pour les messages de vos visiteurs, le bouton d’envoi et le bouton de discussion. Si la couleur est très claire, un avertissement signale que le bouton risque d’être peu visible sur fond blanc — c’est votre marque, rien n’est bloqué.
• Couleur du bouton de discussion — souvent différente de la couleur principale : ce bouton se pose sur votre site, pas dans la fenêtre.
• Fond de la fenêtre — Clair ou Sombre, indépendant du thème de votre tableau de bord.
• Position sur la page — À droite ou À gauche. En arabe, tout passe automatiquement du côté opposé.

L’aperçu à droite montre la vraie fenêtre, avec le Message d’accueil enregistré et le réglage des sources en vigueur. Le texte affiché sur votre couleur s’adapte de lui-même pour rester lisible. L’installation de cette fenêtre sur votre site est décrite dans le guide du widget.

Au-delà de répondre — Actions

La facette Actions liste ce que l’assistant peut faire pour vos visiteurs au-delà de répondre : proposer un formulaire au bon moment — contact, rendez-vous, vos propres champs — ou l’agenda de votre outil de réservation. La configuration des formulaires et de la prise de rendez-vous est décrite dans le guide des actions ; les réponses collectées se lisent dans Données collectées.

Déployer : un canal est un déploiement

Pour mettre l’assistant devant ses visiteurs, ouvrez la facette Déployer. Un canal est un déploiement du même assistant, jamais un second assistant : le widget sur votre site et WhatsApp servent la même connaissance, les mêmes messages, les mêmes accès. Changer de canal ne demande donc aucune configuration à refaire.

Quand créer un second assistant

Créez un second assistant quand la mission change — pas quand le canal change. Par exemple : un assistant qui répond aux clients d’un site e-commerce depuis l’espace de connaissance public, et un second qui répond aux conseillers en agence avec, en plus, l’accès à l’espace de connaissance des procédures internes. Un assistant supplémentaire ne coûte rien à créer et ne duplique aucun document : c’est une autre configuration — un autre nom, d’autres messages, d’autres accès — sur la même connaissance.

Supprimer un assistant

La suppression est réservée aux propriétaires et administrateurs, et demande de saisir le nom exact de l’assistant pour confirmer. Elle est irréversible : les conversations de l’assistant, leurs messages et les citations qui les accompagnent sont supprimés définitivement. Les espaces de connaissance et leurs documents ne sont pas touchés — seul l’accès que cet assistant en avait disparaît.

Ensuite

• Alimenter vos espaces de connaissance — documents, sites, textes.
• Installer le widget sur votre site — le script, les domaines autorisés, les dispositions.
• Brancher WhatsApp — le même assistant sur votre numéro professionnel.
• Suivre la qualité et les questions sans réponse — verdicts, notes et lacunes de contenu.